aaCave

HOTEL MANAGER

Herbergi / fjöldi
Í kerfinu er nú í boði eru mismunandi aðgangar sem hægt er að virkja hvern fyrir sig eða saman. Öllum aðgöngum fylgir stjórnborð þar sem stjórnandinn fær fullan aðgang, getur stjórnað allri uppsetningu og virkni. Einnig fylgir með öflugt kennslukerfi þar sem skýrir út á einfaldan hátt virkni og uppsetningu kerfisins sem auðveldar og einfaldar alla notkun.
  • Frír reynslutími í 30 daga
  • *Grunnverð er mánaðar afnotagjald af virkjuðum aðgangi ásamt reglulegum uppfærslum og viðhaldi á kerfinu
  • **Verð fyrir hverja einingu /herbergi er mánaðargjald fyrir tengingu, hýsingu og gagnavinnslu sem virkjuð er fyrir hverja einingu hverju sinni
  • Ótakmarkaður fjöldi notenda
  • Öll verð eru án vsk

Yfirlit og kynning

Undanfarin ár hefur staðið yfir þróun, hönnun og smíði á þessum hugbúnaði sem tekur til flestra þátta reksturs lítils og meðalstórra gististaða/hótela. Að þessari vinnu kom fjölbreyttur hópur, allt frá stjórnendum, eigendum, rekstraraðilum, almennum starfsmönnum, forriturum og öðru hugbúnaðarfólki. Beitt er fjölbreyttum lausnum við nálgun á þessu verkefni þar sem nýjustu tækni er nýtt til hins ýtrasta til að ná fram sem bestri virkni og afköstum. Unnið er með mikið magn gagna sem til staðar eru í hverju fyrirtæki og þeim breytt í verðmæti með nýrri nálgun sem gerir alla stjórnun og stýringu markvissa og einfalda. Kerfið sjálft er hannað sem ein heild þar sem allar hugbúnaðarlausnirnar eru tengdar saman til þess að kalla fram mismunandir sviðsmyndir. Einnig er hægt að velja og virkja ákveðna hluta kerfisins sem gefur þá afmarkaða virkni á ákveðnum sviðum.
Stór hluti þeirra fyrirtækja sem sérhæfa sig í ferðaþjónustu eru lítil og meðalstór fyrirtæki sem byggð hafa verið upp frá grunni af eigendum sínum. Flest þessara fyrirtækja eiga það sameiginlegt að aðal drifkrafturinn séu eigendurnir og að þeir gangi í öll verk. Algengt er að klukkustundirnar í sólahringnum dugi ekki á álagstímum. Eitt af þeim verkefnum sem vill oft mæta afgangi er áætlanagerð og greiningarvinna ýmiskonar sem leiðir í ljós hvort afkoman sé ásættanleg og sú mikla vinna sem lögð er í hlutina á hverjum degi standi í raun undir þeim væntingum sem ætlast er til.
Rekstrarleg mistök og glötuð tækifæri er eitthvað sem mikilvægt er að koma í veg fyrir. Skipulag og yfirsýn fyrirtækis er forsenda þess að hægt sé að bregðast við með réttum hætti ef eitthvað sé að fara úrskeiðis í rekstrinum. Til að þetta sé hægt þarf að vera til staðar sterk stjórnun og skýr yfirsýn. Það að hafa alltaf aðgengi að tölulegum staðreyndum í rauntíma og greiningu ýmiskonar gefur stjórnendum það forskot sem þarf og eykur líkur á réttum ákvarðanatöku. Stjórnendur þurfa stöðugt að taka afstöðu og ákvarðanir til ótal atriða tengt rekstrinum. Rangar ákvarðanir sem teknar eru út frá tilfinningu en ekki staðreyndum geta haft langvarandi og neikvæðar afleiðingar sem kosta mikla orku, tíma og fjármuni að vinna til baka. Glötuð tækifæri eru sóun á verðmætum.
Við sem að þessu kerfi stöndum höfum staðið í þessum sporum við uppbyggingu, stjórn og stýringu okkar eigin hótels. Eftir ítarlega greiningu og margar tilraunir var ákveðið að fara út í smíði og hönnun alhliða kerfis sem spannaði flesta þætti reksturs venjulegs hótels. Þær kröfur sem settar voru fram í upphafi voru að ná betri nýtingu á mannskap, að stjórnun og stýring verði markvissari, auðveldara verði að virkja og þjálfa nýja starfsmenn til verka, fyrirtækið verði sveigjanlegra í breytilegu rekstrarumhverfi og rekstrarleg markmið verði tryggð.
Flest þeirra markmiða sem sett voru í upphafi hafa náðst og gott betur. Með tilkomu kerfisins jukust afköst margfalt, öll vinnan varð auðveldari og markvissari, gæði jukust og mistökum fækkaði sem skilaði sér beint í betri afkomu. Almenn líðan starfsmanna batnaði, verkferlar urðu skýrari og traust á stjórnendum jókst. Það varð auðveldara að grípa inn í og afstýra mistökum þar sem rekstrarlegar upplýsingar og staðreyndir voru ávallt aðgengilegar við ákvarðanatöku.

Tekju- og rekstrargreining í rauntíma

Með aðgangi að aaCave tekju- og rekstrarstjórnunarkerfinu fæst skýr yfirsýn yfir stöðu fyrirtækisins. Sú yfirsýn birtist notanda í rauntíma með örfáum smellum. Í kerfinu má einnig nálgast ýmsar lykiltölur frá fyrri tímabilum sem dýpka skilning á rekstri, auðvelda alla greiningarvinnu og skerpa línurnar þannig að hámarks framlegð verði náð. Þegar kerfið hefur verið tengt viðkomandi fyrirtæki og réttar forsendur settar inn er hægt að kalla fram fjölda sviðsmynda, allt frá lærdómi síðustu ára til áætlana næstu 12-24 mánuði miðað við hinar ýmsu forsendur og áætlanir. Kerfið byggir alla vinnslu á bókunarstöðu viðkomandi hótels sem uppfærist sjálfvirkt. Útgjaldaliðir sem stýrast beint eða óbeint af bókunarstöðunni uppfærast einnig. Að geta kallað fram rekstrarstöðu fyrirtækisins hvenær sem er með einföldum hætti gefur stjórnendum mikið forskot til réttra ákvarðanataka.

Sjálfvirk verðstýring

AaCave rekstrarstjórnunarkerfið býður upp á sjálfvirka verðstýringu miðað við bókunarstöðu og valdar forsendur. Þegar verðstýring hefur verið virkjuð fær notandinn fullt vald yfir verðlagningu mismunandi eininga, yfirsýn yfir nýtingu hótelherbergja/íbúða og aðrar nytsamar upplýsingar sem stuðla að skýrri yfirsýn og fullri stjórn á tekjuflæði hótelsins.
Að breyta verðlagningu út frá ýmsum forsendum er fljótlegt og einfalt. Hægt er að láta kerfið vakta bókunarstöðuna og breyta verðum sjálfvirkt eftir fyrirfram gefnum forsendum í þeim tilgangi að hámarka nýtingu og afkomu. Eitt það mikilvægasta í hverju fyrirtæki er að stjórnendur hafi fullt vald á verðlagningu og tekjuflæði fyrirtækisins. Sjálfvirk verðstýring er mikilvægur þáttur í því tilliti.

Sjálfvirk innskráning

Í breyttu umhverfi munu möguleikar á sjálfvirkri og snertilausri innritun verða stór hluti þeirra þjónustu sem gestir framtíðarinnar munu gera kröfu um. "Self check-in" kerfi aaCave býður upp á notendavæna og einfalda lausn tengda innskráningu og aðgangsstýringum væntanlegra gesta. Eftir að bókun hefur verið gerð fær gestur sendan aðgang að sérsniðni gagnvirkri síðu. Í henni má nálgast upplýsingar sem gefur viðkomandi fulla stjórn og yfirsýn yfir þá hluti sem hann þarfnast meðan á dvöl hans stendur s.s. aðgangskóða að þeim dyrum sem þarf, gagnleg kort, pöntun á ýmissi auka þjónustu og öðru sem eykur þægindi og ánægju gestsins.
Þegar uppsetningu kerfisins er lokið og self check-in síðan virkjuð gengur öll vinnsla sjálfvirkt fyrir sig þ.e.a.s. þegar bókun kemur inn í kerfið fer bakvinnsla af stað og til verða sérsniðnar upplýsingar í kerfinu sem eiga við umræddan gest sem er síðan deilt sjálfvirkt til viðkomandi. Með kerfinu fylgir stjórnborð þar sem stjórnandi getur stjórnað með einföldum hætti þeim upplýsingum, myndböndum og öðru sem viðkomandi ákveður að deila með væntanlegum gestum.

Heimasíða með bókunarvél

Í kerfinu er auðvelt að setja upp heimasíðu með bókunarvél sem tengd er við hótelkerfi viðkomandi hótels. Bókunarvélin er af fullkomnustu gerð og gefur skýra yfirsýn yfir þau herbergi eða íbúðir sem eru lausar til bókunar hverju sinni. Notendaviðmótið er einfalt, skýrt og gefur væntanlegum gesti möguleika á að bóka herbergi eða íbúð á netinu með örfáum smellum. Full tenging er við aaCave kerfið sem gefur ýmsa möguleika s.s. setja fram tilboð, birta sérverð á völdu tímabili, virkja afsláttarkóða og fjölda annarra möguleika sem hjálpa til við að auka beinar bókanir.
Mikilvægt er að hægt sé að breyta og aðlaga heimasíðuna að aðstæðum og breyta nauðsynlegum upplýsingum ef þess þarf. Í kerfinu eru þessar aðgerðir einfaldar og auðvelt er að setja inn nýjar myndir, breyta texta og hanna vefsíðuna að eigin þörfum. Í stjórnborði heimasíðunnar er innbyggt öflugt tæki sem gefur mikinn sveigjanleika tengt tilboðsgerð og sérverðum ýmiskonar. Með þessum möguleikum fær heimasíðan nýja nálgun og nýtist sem öflugt tæki til markaðssetningar.
Bókunarvélin sem fylgir með heimasíðunni er tengd við hótelkerfið og aaCave. Í aaCave kerfinu er hægt að stjórna öllum verðum, framboði og framsetningu. Auðvelt er að fella bókunarvélina inn í núverandi heimasíðu hótels ef vilji stendur til þess

Greining/teljari heimasíðu

Í kerfinu er greiningartól tengd heimasíðunni þar sem hægt er að fá dýpri innsýn inn í virkni síðunnar. Í þessu kerfi er hægt að nálgast notadrjúgar upplýsingar með skýrum og einföldum hætti. Í markaðssetningu og keyrslu herferða á samfélagsmiðlum er frumskilyrði að hægt sé að greina með einföldum hætti árangur herferðarinnar.
Til er fjöldi greiningartóla sem mörg hver gefa góðar upplýsingar. Þau eru mis flókin og krefjast oft ákveðinnar sérþekkingar og skilnings á viðkomandi miðlum. Þetta tól er framsett með það í huga að stjórnandinn og sá sem ber ábyrgð á rekstrinum geti með einföldum hætti haft fulla yfirsýn yfir hlutina án milliliðar líkt og þeirra sérfræðinga sem ráðnir eru til markaðsstarfa hverju sinni. Sem stjórnanda fyrirtækis er nauðsynlegt að hafa ávallt skýrustu mynd af öllum hlutum sem tengist rekstri fyrirtækisins. Þetta tól gefur viðkomandi ákveðið forskot til skjótrar ákvarðanatöku tengt þessum hlutum, byggt á staðreyndum sem liggja þarna fyrir með einföldum og skýrum hætti.

Pöntunar- og lagerkerfi

Mikilvægur hluti í vel reknu fyrirtæki er að skipulag sé á lager og í pöntunarferlum. Einn hluti aaCave kerfisins er svokallað lager- og pöntunarkerfi sem auðveldar stjórnendum og starfsmönnum yfirsýn yfir lagernum, hreyfingum og pöntunum. Þær vörur sem settar eru inn í kerfið er hægt að skilgreina með skýrum hætti s.s. vörunúmer, birgja, staðsetning vöru, skanna inn mynd og annað sem nauðsynlegt er til að full yfirsýn sé. Hægt er að setja inn ýmsar forsendur líkt og hámarks- og lágmarksmagn sem þarf að vera til staðar af hverri vörutegund á lager o.s.frv. Síðan er hægt að kalla fram tillögu að pöntunarlista miðað við lagerstöðu, útbúa og senda á birgja, allt með örfáum smellum. Með þessu kerfi er auðvelt að hafa fulla yfirsýn og virkja þá starfsmenn sem falin er ábyrgð á þessum verkþáttum.
Kerfið geymir upplýsingar um lagerflæði og ber það saman við bókunarstöðu hverju sinni. Eftir því sem kerfið er lengur í notkun bætist við dýrmætar upplýsingar um flæði einstakra vöruflokka inn í kerfið miðað við bókunarstöðu. Með þessum upplýsingum er síðan hægt að kalla fram tillögu að innkaupalistum á völdum tímabilum miðað við áætla bókunarstöðu hverju sinni. Það að geta kallað fram innkaupalista með örfáum smellum sem byggðir eru á nákvæmum rauntölum og áætlaðri bókunarstöðu komandi mánaðar gefur stjórnendum mikið forskot. Síðan þegar viðkomandi ábyrgðaraðili hefur yfirfarið listann er hægt að senda pantanir með sjálfvirkum hætti á valda birgja.

Vaktaplan, þrifalistar og verkskipulag

Vaktaplan, og skýrt verkskipulag er mikilvægur hlekkur í stjórnun og stýringu hvers fyrirtækis. Að vera með einfalt og auðskiljanlegt fyrirkomulag þessu tengt sparar oft mikinn tíma og gerir alla vinnu markvissari.
Þróað hefur verið utanumhald um þessa hluti inn í kerfinu á einfaldan og skýran hátt. Að þessari vinnu komu starfsmenn og stjórnendur með það markmið að ná sem bestu virkni þar sem tekið væri tillit til allra aðila. Í meðfylgjandi myndbandi er leitast við að skýra þessa virkni betur. Stofnaður er aðgangur fyrir hvern starfsmann, honum útdeilt vöktum og verkefnin skilgreind. Viðkomandi starfsmaður fær síðan aðgang að sínu svæði þar sem allt skipulag og verktilhögun er skýrð á einfaldan hátt. Þegar verkskipulag er í föstum skorðum og hver starfsmaður með fulla yfirsýn yfir starfsviði sínu, verður öll stjórnun og stýring markvissari og einfaldari. Þetta leiðir til betri nýtingar og aukinnar framleiðni innan fyrirtækisins.

Tímaskráning, stimpilklukka og vinnuseðlar

Í meðfylgjandi hugbúnaði fylgir aðgengilegt tímaskráningarkerfi ásamt stimpilklukku. Hægt er að skilgreina starfsmenn við stofnun með ýmsum hætti, hvort starfsmaður sé í vaktavinnu, dag/eftirvinnu eða á bakvakt. Með virkjun kerfisins fær starfsmaður aðgang að stimpilklukku. Í henni er hægt er að stilla inn valdar IP tölur þannig að full stýring sé á hvar sé hægt að framkvæma inn- og útstimplun. Admin stjórnandinn getur alltaf breytt tímaskráningu starfsmanna ef einhver mistök verða. Miðað er við að launatímabil sé frá 26. hvers mánaðar til 25. næsta mánaðar. Allur launaútreikningur og yfirfærsla vinnustunda er auðveldur og framkvæmdur með örfáum smellum þar sem viðkomandi launatímabili er halað niður á CSV skrá sem færð er yfir í launakerfið með einföldum hætti og allir tímar skráðir inn sjálfvirkt.
Eftir að uppsetningu er lokið og kerfið tekið í notkun er sá tími sem tekur að reikna út laun starfsmanna nánast úr sögunni þar sem hægt er að klára alla þessa vinnu með nákvæmni á innan við 5 mínútum óháð fjölda starfsmanna.
Starfsmaður hefur síðan alltaf aðgengi að öllum vinnuskýrslum sínum og fleiru sem tengist starfi viðkomandi á því svæði sem starfsmanninum er útdeilt um leið og hann er stofnaður í kerfinu.

Langtímaleiga - heimasíða og stjórnborð

Með kerfinu fylgir hugbúnaður þar sem auðvelt er að stilla upp einstaka herbergjum/íbúðum til langtímaleigu. Eftir að kerfið hefur verið tekið í notkun opnast ýmis tækifæri þar sem stjórnendur geta kallað fram hinar ýmsu sviðsmyndir, annað hvort frá liðnum tímabilum til lærdóms eða framtíðarplön byggðum á fyrirliggjandi forsendum. Þetta auðveldar stjórnendum ýmsar mikilvægar ákvarðanartökur. Mikilvægt er að geta greint með skýrum hætti hvenær verðlagning hótelsins er ekki lengur arðbær. Þegar þessi staða kemur upp eru nokkrir kostir í stöðunni: loka viðkomandi gististað, sætta sig við tap í ákveðinn tíma þar sem gengið er á eigið fé, draga úr kostnaði með því að skerða þjónustu o.s.frv. Einn af kostum í þessari stöðu gæti verið samblanda af þessu öllu þ.e.a.s. draga úr kostnaði tengt mannhaldi, fækka þeim einingum sem eru í skammtímaleigu og bjóða hluta eininganna til langtímaleigu í tilgreindan tíma. Með þessari nálgun getur lágmarks starfsemi verið tryggð sem stendur undir föstum grunnkostnaði, fyrirtækið ekki lengur að tapa peningum, lykilstarfsmönnum tryggð afkoma og hægt að halda hluta starfseminnar gangandi.
Með þetta í huga var hannaður hugbúnaður þar sem auðvelt er að setja fram valdar einingar í langtímaleigu. Þessi hugbúnaður samanstendur af heimasíðu sem hægt er að virkja. Á henni eru viðkomandi eignir settar fram og verðlagðar með skýrum hætti.

Fasteigna- og hússtjórnarkerfi

Aacave hugbúnaðurinn býður upp á svokallað fasteigna- og hússtjórnarkerfi. Þegar umrætt kerfi hefur verið virkjað getur notandi skipulagt allt það sem tengist viðhaldi og viðgerðum á tilteknu húsnæði. Hugmyndin með þessu kerfi er að þarna geti svokallað fyrirbyggjandi viðhald verið tekið í notkun sem oft á tíðum sparar verulega fjármuni og óþægindi. Það að geta skipt út hlut eða endurnýjað áður en bilun verður er eftirsóknarvert, sérstaklega ef sú bilun getur valdið skaða út frá sér.
Stofnaðir eru verkþættir í kerfinu s.s. skipta út rafhlöðum í fjarstýringum, hreinsa niðurföll, afísa ísskápa, skipta um perur, gera öryggisúttektir, stilla hurðir o.s.frv. Síðan þegar notandinn hefur skilgreint þessa nauðsynlegu liði er valinn sá tími sem líða á milli yfirferðar t.d. hreinsa niðurföll á 7 daga fresti, skipta um rafhlöður á 365 daga fresti o.s.frv. Eftir að umræddur verkþáttur er settur í vöktun heldur kerfið utan um allt skipulag tengt þeim verkum sem nauðsynleg eru. Kerfið gefur notanda viðvörun um tilvonandi viðhald og skipuleggur tíma fyrir framkvæmd á viðkomandi verkþætti með tilliti til vakta og starfsmanna.
aaCave ehf | Bergstaðastræti 12 | 101 Reykjavík | Ísland
kt. 680111-0140 | vsk nr: 110069 | sími +354 786 1200
info@aacave.com | www.aacave.com